Fem tips till dig som ska implementera en visselblåsarfunktion

Fem tips till dig som ska implementera en visselblåsarfunktion

Går ni i tankar om att implementera ny eller se över er befintliga visselblåsarfunktion? Då är ni långt ifrån ensamma! I och med det nya EU-direktiv som nu blir svensk lag ställs nya krav på såväl privata som offentliga verksamheter.

Kommande visselblåsarlag skapar ett starkare skydd för visselblåsare då den bland annat ställer krav på att alla verksamhetsutövare med fler än 50 arbetstagare ska implementera interna, säkra, rapporteringskanaler.

Vi jobbar aktivt med denna typen av frågor i en mängd olika branscher och har utifrån samlade erfarenheter sammanställt fem snabba tips inför processen som många står inför:

 

1. Fundera på vilken typ av visselblåsarfunktion er verksamhet behöver

Alla verksamheter ser olika ut och det är därför bra om det första ni gör är att utreda vilken typ av visselblåsarkanal som passar er. Kanske har ni redan kompetens och möjlighet till oberoende bedömning inom verksamheten? Eller borde ni se över möjligheten att anlita en extern mottagarfunktion för inkomna rapporter? Vetskapen om en extern mottagare kan dessutom öka förtroendet för funktionen för den som funderar på att visselblåsa. Fundera över strukturen på er visselblåsarfunktion redan från början så blir processen enklare.

 

2. Upprätta en så säker och anonym funktion som möjligt

Om potentiella visselblåsare kan känna sig trygga i att deras information kommer hanteras på ett konfidentiellt och anonymt sätt är chanserna större att verksamheten får in rapporter som leder till att missförhållanden kan upptäckas i ett tidigt skede. Att trycka på att man använder en extern leverantör av anonymt rapporteringssystem kan även det öka förtroendet för funktionen för den som funderar på att visselblåsa.

 

3. Uppdatera nuvarande policys

En av de viktigaste bitarna att få på plats är policys och övriga dokument kopplade till visselblåsarfunktionen. När ni har bestämt hur er visselblåsarfunktion ska se ut behöver ni skriftligen dokumentera vad som gäller. Var så tydliga som möjligt så att alla vet hur rapporterna ska hanteras. Se även över om ni behöver justera några av era nuvarande företagspolicys eller dokument, så som uppförandekod eller artikel 30-register över behandlingar av personuppgifter enligt GDPR.

 

4. Se till att det är enkelt att visselblåsa

För att visselblåsarfunktionen ska få den önskade effekten är det givetvis viktigt att personer som överväger att visselblåsa enkelt kan hitta rapporteringskanalerna och förstår hur de används. Sprid information på er hemsida, ert intranät, via affischer på arbetsplatsen, via mailutskick till anställda och andra intressenter för att alla potentiella visselblåsare ska få tillgång till informationen.

 

5. Se visselblåsning som något positivt – inte bara som ett lagkrav

Om verksamhetens ton utåt är positiv vad gäller information om visselblåsarfunktionen skapar det en ytterligare trygghet för potentiella visselblåsare, vilket i sin tur leder till att företaget kan få in fler rapporter med relevanta misstankar. Dessutom stärker det ert varumärke och hållbarhetsprofil och visar för befintliga och potentiella medarbetare att ni är en ansvarsfull arbetsgivare som är beredda att agera.

 


 

Prata mer om visselblåsning?

Vill du prata mer om att implementera en visselblåsarfunktion eller om kommande lagkrav? På Insatt har vi stor vana av att vara en del av företags arbete med visselblåsarfunktioner; både i implementationsfasen och sen löpande med mottagning av inkomna rapporter. Vi har dessutom utvecklat molntjänsten Qnister Whistle som är en plattform för att ta emot visselblåsningar och hantera lagkraven.

Hör av dig till mig på uppgifterna nedan på pratar vi mer om vart ni befinner er i frågan.

 

Ida Mattsson
+46 (0) 732 50 49 52
ida.mattsson@insatt.com