Nyheter

Kontraktshantering är en av de absolut viktigaste uppgifterna inom upphandling/inköp. Trots detta använder många organisationer, stora som små, sig fortfarande av manuella och ineffektiva processer för hanteringen av sina kontrakt. Alltför ofta ser vi tydliga exempel på att kontraktshanteringen, även inom stora internationella koncerner, är helt och fullt beroende av vilken inköpare eller säljare som har förhandlat kontraktet och där metoden för hur dokumenten sparas ned är lika varierande som antalet medarbetare. Lika vanligt är det att de senaste kontrakten finns utspridda i olika personliga mappar eller är inkonsekvent arkiverade i olika system och Sharepoints. Även i de organisationer där det finns noggrant dokumenterade process- och rutindokument är det vanligt att processen fallerar om det saknas ett vettigt systemstöd som gör det enkelt för medarbetaren att göra rätt från start.

I denna artikel kommer vi därför att diskutera vikten av att arbeta med en effektiv och lättöverskådlig kontraktshantering och vilka fördelar och möjligheter en genomtänkt och väl implementerad CLM-process kan betyda för din verksamhet.

Vad är då Contract Lifecycle Management?

Contract Management (CM) eller Contract Lifecycle Management (CLM) är processen för en organisations hantering av sina kontrakt. Processen brukar anses omfatta steget från skapandet eller valet av kontraktsmall för affären till kontraktets förhandling och parternas signering av det slutförhandlade dokumentet och hela vägen till en eventuell kontraktsförnyelse eller kontraktets slutliga utgång.
Kontraktets livscykel är en komplex process med många olika och varierande uppgifter och det är väldigt viktigt att processen och kontrollen över kontraktet är tydlig genom hela dess livstid, inte bara fram till signeringstillfället. I annat fall riskerar vi, som vi ofta ser i praktiken, att kontraktet förvandlas till en skrivbordsprodukt som läggs i byrålådan och endast dammas av gås igenom i samband med större tvister mellan kontraktsparterna.

Fördelarna med en effektiv CLM-process

En effektiv och proaktiv hantering av kontraktslivscykeln uppnås generellt sätt bäst genom användningen av ett systemstöd – en programvara som är särskilt utformad och framtagen för kontraktshantering genom kontraktets hela livscykel. CLM-programvara kan leda till betydande förbättringar i form av kostnadsbesparingar och effektivitet för organisationen. Att förstå och automatisera sin CLM-process kan också i hög utsträckning begränsa en organisations exponering för risker genom att minska risken för missade skyldigheter och öka efterlevnaden av olika juridiska krav. Några praktiska exempel på detta är att CLM-systemet skickar ut automatiska påminnelser till den eller de personer som ansvarar för det specifika kontraktet när en deadline för en viss skyldighet i kontraktet börjar närma sig. Det kan exempelvis vara en påminnelse om att organisationen behöver säga upp avtalet skriftligen senast vid en viss tidpunkt för att avtalet inte avsiktligen ska förnyas med en ny, kanske långvarig, avtalsperiod. Det kan också vara en automatisk påminnelse till motparten om att ett visst certifikat som krävs för att få leverera till företaget är på väg att löpa ut och att ett nytt certifikat därför behöver laddas upp etc.
Oavsett om din organisation väljer att implementera ett färdigutvecklat CLM-program eller om ni väljer att fortsätta med en manuell process så är det viktigt att processen är genomtänkt och tydlig för era medarbetare. Detta görs enklast med hjälp av tydlig rutin- och processdokumentation som är lättillgänglig för era medarbetare under hela hanteringsprocessen och system som gör det lätt att göra rätt.
Det kostar många kronor och ören varje år när organisationer missar att exempelvis säga upp hyreskontrakt och andra avtal med automatisk avtalsförnyelse. Att på ett överskådligt sätt kunna överblicka sina avtal och affärer innebär stora fördelar, inte minst för att man lättare kan planera och schemalägga vilka avtal och motparter som måste förhandla eller omförhandlas under året l (exempelvis ramavtal med strategiska partners), men också för att organisationen enklare kan avgöra vilka juridiska enheter inom företagsgruppen/koncernen som kan förhandla bättre villkor genom att t.ex. slå ihop sina inköpsvolymer och geografiska områden och på så vis öka sin förhandlingsstyrka.

Några tips för en effektivare kontraktshantering

Kontraktsmallar

Ett viktigt första steg för att effektivisera er avtalshantering är att använda er av kvalitetssäkrade mallar. Gör en inventering av de affärer ni hanterar regelbundet och skapa standardiserade mallar för de kontrakt som ni vanligtvis använder, exempelvis inköpsavtal utformade för direkt material eller indirekt material, sekretessavtal, utvecklingsavtal, IT-avtal etc. Med kontraktmallar fyller ni enkelt i den efterfrågade informationen och sparar mycket tid både på att slippa uppfylla hjulet för varje affär, men också i att inköparna blir alltmer trygga i de villkor som företaget tagit fram och vill använda.

Upprätta guidelines

En annan viktig aspekt när man har färdiga kontraktsmallar för olika typer av affärer är ni enklare kan komplettera dessa med riktlinjer, guidelines, som anger hur och när de olika klausuler får ändras och inte. Detta skapar mer självgående inköpsavdelningar och juristerna får mer tid till att arbeta med de affärer och ärenden som bringar mest nytta och minimerar mest risk för organisationen. I dessa guidelines kan det vara värdefullt att inköps- och säljavdelningarna själva, utöver juristavdelningen, lägger in förklaringar och argumenten till varför företagets villkor är författade som de är. Detta är, tillsammans med regelbundet hålla inköpsutbildningar, ett effektivt och relativt enkelt sätt att öka förhandlingsstyrkan för hela avdelningen, såväl nya som seniora inköpare och säljare.

En och samma plats för arkivering

Genom att använda er av en förutbestämd plats/ett system (gärna i molnet) för all er avtalshantering är alla era kontrakt samlade på ett enda ställe och alla som behöver kan enkelt få åtkomst till dem. Detta säkerställer att alla har tillgång till den senaste och signerade versionen av ett avtal och säkerställer att er avtalshantering fungerar effektivt. Företaget får en betydligt bättre översikt över alla signerade kontrakt, vilket markant underlättar arbetet med kontraktet genom hela dess livscykel.

En tydlig process för säker delning

En mycket viktig fråga inom ramen för kontraktshantering är hur avtalen ska delas mellan personer inom och utanför organisationen. Då företagets kontrakt och avtal nästintill alltid innehåller konfidentiell eller på annat vis känslig information är det väldigt viktigt att sätta upp processer och riktlinjer för hur denna information ska få delas på ett säkert sätt. Finns det ett systemstöd för kontraktshanteringen som är skapat för just detta ändamål kan ni normalt sätta behörigheter på kontrakten och sedan dela dessa endast med de som har beviljats rätt behörighetsnivå.

Elektronisk signering

Tekniken och programmen för elektronisk signering har tagit stormsteg framåt de senaste åren. Framför allt här i Sverige har vi flera konkurrerande system som erbjuder smidiga och säkra lösningar som gör att vi äntligen kan signera kontrakt vart i världen vi än befinner oss. Detta förkortar så klart alla svarstider och det finns en stor trygghet i att allt sparas digitalt, så kontrakten inte riskerar att försvinna eller bli förstörda. Digital signering är en säker och bra lösning som är lika juridiskt bindande som signeringen på ett fysiskt kontrakt.

Automatiserad kontraktshantering

Vårt sista tips för att effektivisera er kontraktshantering är att automatisera processen. Automatisering av kontraktshantering innebär att repetitiva och rutinsenliga uppgifter sköts automatiskt med hjälp av någon av en automations lösning. Några exempel på vad denna automatisering bidrar med är framtagningen av ett kontrakt och kontrollen av att all information är korrekt ifylld.

En proaktiv kontraktshantering kan alltså på ett markant sätt förbättra effektiviteten och produktiviteten i en organisation. Att skriva och förhandla avtal är många gånger en lång och tidskrävande process, särskilt om allt eller mycket av arbetet görs manuellt. Rätt CLM-process kan därför rätt använt spara er organisation mycket tid, kostnader och arbete och generera mer tid för medarbetarna att faktiskt arbeta med de uppgifter som bringar företaget allra mest värde.

Behöver ni mer tips och råd gällande CLM arbetar vi på Insatt dagligen med att bland annat supportera olika sälj- och inköpsavdelningar med att ta fram nya avtalsmallar, förhandla viktiga avtal, hålla inköpsutbildningar samt i att skapa tydlig process- och rutindokumentation för hur kontraktshanteringen ska gå till. Vi hjälper er också gärna i ert arbete med den vitala kravställningen inför inköpet av ett automatiserat CLM-system.